Onderzoek toont aan dat het gemiddelde huis, de gemiddelde werknemer net zo goed of beter ondersteunt dan het gemiddelde kantoor. Volgens Colliers moeten organisaties deze situatie analyseren als een concurrentieanalyse: wat moet het kantoor doen om bij te blijven?
Daarom schetst de vastgoedadviseur, aan zowel de kant van de opdrachtgever als leverancier, een nieuwe visie. Met schommelingen in de kantoorbezetting, vraagt het vakgebied om een flexibele aanpak die meebeweegt met het huidige kantoorlandschap.
1. Interdisciplinaire samenwerking
De nieuwe visie vraagt om het opnieuw evalueren van de traditionele bedrijfsvoering, stelt de vastgoedadviseur in het rapport. Facility managers moeten actief in gesprek gaan met HR, IT en het senior management. Dit is belangrijk om kansen te benutten en uitdagingen op te lossen die voortkomen uit trends op internationaal niveau, zoals het hybride werken en de nadruk op de werknemerservaring. Andrew Price (ISS): 'We werken met een aantal klanten waar Colliers een vastgoedservice biedt en ISS een FM-service. Maar historisch gezien zou onze gezamenlijke klant ons nooit in dezelfde kamer hebben geplaatst.'
Historisch gezien zou onze gezamenlijke klant ons nooit in dezelfde kamer hebben geplaatst”
2. Smart FM aanjager voor duurzaamheid en werkplekervaring
Het rapport wijst op de sleutelrol van technologie en data als belangrijke drijfveren voor de nieuwe visie. De groei van Internet of Things (IoT)-systemen biedt gedetailleerde inzichten in het gebruik van ruimtes, waardoor diensten worden afgestemd op bezettingspatronen. Als de bezetting op bepaalde dagen laag is, kan een organisatie bijvoorbeeld de verlichting en verwarming aanpassen. Dit leidt niet alleen tot kostenbesparingen, maar draagt tegelijk ook bij aan duurzaamheid en de werknemerservaring.
3. Organisatiedoelstellingen vertalen naar KPI’s in contracten
Colliers adviseert inkoopteams om de organisatiedoelstellingen te vertalen naar concrete prestatieafspraken in contracten. Als alle neuzen dezelfde richting op staan, gaan dienstverleners bijdragen aan wat de organisatie echt wil bereiken. Door in contracten doelen op te nemen rond bijvoorbeeld medewerkerstevredenheid, productiviteit en duurzaamheid, dragen leveranciers bij aan het overkoepelende doel.
4. Inbesteden of uitbesteden?
Volgens het rapport moeten organisaties goed kijken welke taken ze in eigen huis houden en welke ze uitbesteden. Die afweging is voor elke organisatie anders, afhankelijk van de specifieke situatie en prioriteiten. Zelfs grote organisaties kunnen niet alles zelf doen, maar willen bepaalde belangrijke taken misschien wél zelf blijven aansturen.
Kleinere bedrijven kiezen vaak voor één geïntegreerde partner die alles uit handen neemt, blijkt uit het rapport. Grotere organisaties met complexere behoeften gaan daarentegen steeds vaker voor een 'best-of-breed' aanpak. Daarbij zetten ze verschillende gespecialiseerde dienstverleners in, elk met hun eigen regionale of sectorspecifieke sterke punten, ook wel bekend als multi-sourcing.
5. Focus op eindgebruiker
Tiffany Mizen, Hoofd Vastgoed & Faciliteiten bij Bridgewater Associates stelt in het rapport dat de werkplek vloeibaarder moet zijn en moet kunnen 'ademen' om in te spelen op de variërende dynamiek van medewerkers: 'Het woord 'hybride' voelt voor mij te beperkt. Wat we eigenlijk zoeken is een flexibele, wendbare werkplek; het woord hybride doet je geloven dat het kantoor ofwel gesloten ofwel open is, alsof je naar twee verschillende scenario's kijkt.'
Het woord 'hybride' voelt voor mij te beperkt. Wat we eigenlijk zoeken is een flexibele, wendbare werkplek”
Uit het rapport blijkt dat de focus in facility management verschuift naar de eindgebruikerservaring. Om medewerkers te verleiden om terug te keren naar kantoor, moeten vernieuwende programma's en initiatieven worden ingezet: variërend van het vernieuwen van keukens tot het verbeteren van connectiviteit.
